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Senior Assistant - Administration and Strategy

Soutien administratif
BANQUE NATIONALE
décembre 5, 2016
BANQUE NATIONALE

Ce poste relève de la directrice principale ? Administration et Stratégie


Vos principaux défis

  • Assister 4 Directeurs Principaux dans la gestion et l'organisation administrative de leur unité
  • Interpréter les requêtes acheminées par votre supérieur en identifiant les besoins des intervenants
  • Organiser l'agenda, fixer les rendez-vous, et coordonner la logistique des réunions et des voyages d'affaires
  • Assurer un suivi pour le paiement des factures de l'unité d'affaire
  • Interagir principalement avec des dirigeants avec lesquels votre supérieur collabore, en fournissant des informations relatives aux dossiers, aux mandats ainsi qu'aux emplois du temps
  • Ouvrir et trier le courrier ainsi qu'assurer de façon autonome le suivi de la correspondance de votre supérieur


Plus spécifiquement, vous aurez à:

  • Agir en tant que personne-ressource pour tous les employés de votre secteur en ce qui a trait aux demandes d'information concernant les politiques et les procédures administratives de la Banque
  • Valider les factures reçues au nom de BNI, les codifier, les envoyer pour paiement
  • Organiser les réunions, convoquer les participants, réserver les salles et préparer les documents ou autres aspects nécessaires à ces réunions
  • Procéder à la gestion des dossiers d'employés auprès des ressources humaines incluant les vacances et autres absences
  • S'occuper de la logistique des accès informatiques et autre avec le support technique
  • Procéder et effectuer le suivi des comptes de dépenses et de la facturation pour les directeurs principaux sur une base mensuelle
  • Supporter de façon autonome le service en accomplissant des tâches administratives complexes
  • Agir à titre de soutien administratif, logiciel bureautique et correspondance d'affaires
  • Préparer ou améliorer la mise en pages des présentations
  • Rédiger, réviser ou améliorer des lettres et divers documents
  • Réviser la grammaire, la syntaxe et l'orthographe des textes et proposer des améliorations
  • Effectuer diverses tâches de nature administrative dans le cadre de ses fonctions (photocopies, distribution du courrier, s'occuper de la papeterie, planifier les déménagements, etc.)
  • Accueillir les visiteurs et les diriger adéquatement en dispensant un service courtois et de qualité afin de favoriser la satisfaction des intervenants internes et externes
  • Recueillir, compiler et juger de la pertinence des informations utiles à la rédaction des rapports administratifs
  • Diplôme d'études secondaires complété et 3 années et demie d'expérience pertinente ou Diplôme d'études collégiales complété et 1 année et demie d'expérience pertinente
  • Expérience dans un rôle support
  • Expérience en gestion d'agenda et gestion de courriel
  • Expérience en coordination d'évènements
  • Connaissance du milieu bancaire, souhaitable
  • Connaissances bureautiques (Microsoft Word, Excel, Powerpoint et Outlook)
  • Très bonne capacité d'adaptation
  • Rigueur, flexibilité et bon suivi administratif
  • Capacité à gérer les imprévus et sens de l'urgence
  • Autonomie, initiative et sens de l'organisation
  • Habileté à transiger tant en français qu'en anglais
La diversité fait partie des valeurs et des engagements de la Banque Nationale.
Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d'alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes.
#LI-DNP


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Information sur l'emploi

Lieu de travail :
Montréal
Catégorie:
Soutien administratif, Commis de bureau / Secrétaire
Type d'emploi :
Permanent à temps plein
Nombre d'emploi offert :
1
Date de publication:
décembre 5, 2016
Numéro de l'annonce:
SEC001GJ

Senior Assistant - Administration and Strategy



A propos de l'emploi

Ce poste relève de la directrice principale ? Administration et StratégieVos principaux défis Assister 4 Directeurs Principaux dans la gestion et l'organisation administrative de leur unitéInterpréter les requêtes acheminées par votre supérieur en identifiant les besoins des intervenantsOrganiser l'agenda, fixer les rendez-vous, et coordonner la logistique des réunions et des voyages d'affairesAssurer un suivi pour le paiement des factures de l'unité d'affaireInteragir principalement avec des dirigeants avec lesquels votre supérieur collabore, en fournissant des informations relatives aux dossiers, aux mandats ainsi qu'aux emplois du tempsOuvrir et trier le courrier ainsi qu'assurer de façon autonome le suivi de la correspondance de votre supérieur Plus spécifiquement, vous aurez à: Agir en tant que personne-ressource pour tous les employés de votre secteur en ce qui a trait aux demandes d'information concernant les politiques et les procédures administratives de la BanqueValider les factures reçues au nom de BNI, les codifier, les envoyer pour paiementOrganiser les réunions, convoquer les participants, réserver les salles et préparer les documents ou autres aspects nécessaires à ces réunionsProcéder à la gestion des dossiers d'employés auprès des ressources humaines incluant les vacances et autres absencesS'occuper de la logistique des accès informatiques et autre avec le support techniqueProcéder et effectuer le suivi des comptes de dépenses et de la facturation pour les directeurs principaux sur une base mensuelleSupporter de façon autonome le service en accomplissant des tâches administratives complexesAgir à titre de soutien administratif, logiciel bureautique et correspondance d'affairesPréparer ou améliorer la mise en pages des présentationsRédiger, réviser ou améliorer des lettres et divers documentsRéviser la grammaire, la syntaxe et l'orthographe des textes et proposer des améliorationsEffectuer diverses tâches de nature administrative dans le cadre de ses fonctions (photocopies, distribution du courrier, s'occuper de la papeterie, planifier les déménagements, etc.)Accueillir les visiteurs et les diriger adéquatement en dispensant un service courtois et de qualité afin de favoriser la satisfaction des intervenants internes et externesRecueillir, compiler et juger de la pertinence des informations utiles à la rédaction des rapports administratifsDiplôme d'études secondaires complété et 3 années et demie d'expérience pertinente ou Diplôme d'études collégiales complété et 1 année et demie d'expérience pertinenteExpérience dans un rôle supportExpérience en gestion d'agenda et gestion de courrielExpérience en coordination d'évènementsConnaissance du milieu bancaire, souhaitableConnaissances bureautiques (Microsoft Word, Excel, Powerpoint et Outlook)Très bonne capacité d'adaptationRigueur, flexibilité et bon suivi administratifCapacité à gérer les imprévus et sens de l'urgenceAutonomie, initiative et sens de l'organisationHabileté à transiger tant en français qu'en anglaisLa diversité fait partie des valeurs et des engagements de la Banque Nationale. Dans ce document, le recours au masculin pour désigner des personnes a comme seul but d'alléger le texte et identifie sans discrimination les individus des deux sexes.#LI-DNP Postuler


BANQUE NATIONALE

Lieu de travail :

  • Montréal , QC

Date de publication: décembre 5, 2016